Come gestire una riunione di Carlo Pandolfini

Riunirsi intorno ad un tavolo con i propri collaboratori rappresenta l'occasione per scambiare informazioni, fare analisi, prendere decisioni e, soprattutto, fare squadra.

Quando si organizza una riunione è importante definirne gli obiettivi e anticiparne i contenuti ai partecipanti. Per ottenere la massima efficacia dalla riunione occorre coinvolgere tutti i membri del gruppo, che dovranno sentirsi corresponsabili del risultato della riunione (incaricare dei partecipanti di redigere un report o presentare un prodotto potrebbe essere utile allo scopo).

Annunciate la riunione con sufficiente anticipo (2/3 giorni) distribuendo un piano che, oltre a definirne lo scopo, stabilisca chi vi partecipa e qual è il suo contributo atteso.

Nella fase preparatoria è importante:

• annunciare la riunione soltanto quando siamo sicuri di non avere altri impegni: evitare rinvii;
• verificare che il luogo prescelto sia idoneo (ambiente pulito, ordinato, spazioso...);
• dare importanza alla riunione e agli interventi pianificati;
• l'orario previsto  dovrebbe  permettere  la  partecipazione  di tutti gli interessati: gli  interessati sono tutti i colleghi di filiale, nessuno escluso;
• rispettare l'orario stabilito, va bene iniziare la riunione con 5 minuti di ritardo;
• preparare  bene  ogni  dettaglio della  riunione, ma  studiare  nei minimi  particolari  i primi  minuti di apertura, quando l'attenzione è probabilmente massima.

Durante la riunione:

• è preferibile limitare al minimo gli appunti;
• ricapitolare è un modo produttivo per tirare le somme e fissare dei riferimenti;
• non divagare, quando un partecipante divaga per rientrare  nell'argomento valutare la domanda: "in che  modo  quello che  stai dicendo può  aiutarci a  risolvere  la problematica/prendere  la decisione giusta?";
• ascoltare, fare parlare  gli altri, dare  modo  ai partecipanti  di esprimere  le proprie  opinioni: chi sa ascoltare piace, mette a suo agio.

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Le riunioni rappresentano occasioni di coinvolgimento dei propri collaboratori e di condivisione degli obiettivi di filiale, tuttavia l'ascolto deve essere continuo, l'esempio, la formazione, l'entusiasmo e la gentilezza devono rappresentare le leve con cui ogni giorno il titolare "tira dentro" i propri collaboratori anzichè spingerli...