Nuova filiale, nuova squadra: il primo colloquio con i collaboratori di Carlo Pandolfini

Dopo circa una settimana d'insediamento, durante la quale ci siamo fatti un'idea dell'ambiente lavorativo e del contesto in cui l'agenzia opera, sarà necessario incontrare ogni collaboratore. L’incontro avrà come primo obiettivo quello di conoscersi un pò meglio, seguendo questi punti:

• presentarsi, fare la scaletta dei nostri studi e della nostra carriera, illustrare la propria situazione familiare;
• chiedere al collega di parlare della sua carriera. Se vorrà vi parlerà dei suoi studi e della sua famiglia;
• il nostro ascolto deve essere interessato: meglio programmare questi incontri in ambiente tranquillo e senza squilli di telefono;
• guardare sempre negli occhi. Il computer non deve esistere in questo momento;
• chiedere di esprimere le aspettative che il collega nutre nei confronti della propria carriera lavorativa;
• alla fine del colloquio fare la seguente domanda: "Da ognuno di voi avrei bisogno di un aiuto: sicuramente in questa filiale ci saranno tante cose che vanno benissimo e altre che invece potrebbero essere migliorate. Considerando che lei fa parte di questa squadra da un periodo di tempo ben superiore al mio, mi potrebbe indicare i punti di forza della filiale e le cose che invece potrebbero essere migliorate... le cose che, per motivi organizzativi, procedurali o punti sui quali il titolare secondo lei dovrebbe prestare più attenzione." Questa domanda, se siamo riusciti a creare un clima sereno, rispettoso e di fiducia, potrebbe fornirci importanti informazioni. Il nostro obiettivo sarà quello di confrontare i punti di vista di tutti i colleghi per individuare i problemi da risolvere. Nella maggior parte dei casi i problemi sono risolvibili con interventi, talvolta coraggiosi, di natura organizzativa.

Dopo il colloquio sarà utile appuntare, in apposito documento elettronico, tutte queste informazioni che dovranno essere aggiornate man mano che sarà approfondita la conoscenza del collega (nomi dei figli, interessi, aspettative, ecc.).

Quando abbiamo parlato con tutti i colleghi, dovremo preannunciare una riunione a cui, possibilmente, dovrebbe partecipare tutta la squadra. A questo proposito, dopo essersi consultati con il sostituto e con coloro che hanno maggiori problemi di gestione del proprio tempo lavoro (non potrò fissare una riunione in orario di sportello: escluderei fin da subito i cassieri) ed aver quindi individuato un orario consono e che permetta la partecipazione di tutti, procederemo a preannunciare la riunione con un invito, da recapitare almeno due giorni prima, che potrà avere il seguente tenore: