Come gestire una riunione

Come gestire una riunione di Carlo Pandolfini

Riunirsi intorno ad un tavolo con i propri collaboratori rappresenta l'occasione per scambiare informazioni, fare analisi, prendere decisioni e, soprattutto, fare squadra.

Quando si organizza una riunione è importante definirne gli obiettivi e anticiparne i contenuti ai partecipanti. Per ottenere la massima efficacia dalla riunione occorre coinvolgere tutti i membri del gruppo, che dovranno sentirsi corresponsabili del risultato della riunione (incaricare dei partecipanti di redigere un report o presentare un prodotto potrebbe essere utile allo scopo).

Annunciate la riunione con sufficiente anticipo (2/3 giorni) distribuendo un piano che, oltre a definirne lo scopo, stabilisca chi vi partecipa e qual è il suo contributo atteso.

Nella fase preparatoria è importante:

annunciare la riunione soltanto quando siamo sicuri di non avere altri impegni: evitare rinvii;
verificare che il luogo prescelto sia idoneo (ambiente pulito, ordinato, spazioso...);
dare importanza alla riunione e agli interventi pianificati;
l'orario previsto dovrebbe permettere la partecipazione di tutti gli interessati: gli interessati sono tutti i colleghi di filiale, nessuno escluso;
rispettare l'orario stabilito, va bene iniziare la riunione con 5 minuti di ritardo;
preparare bene ogni dettaglio della riunione, ma studiare nei minimi particolari i primi minuti di apertura, quando l'attenzione è probabilmente massima.

Durante la riunione:

è preferibile limitare al minimo gli appunti;
ricapitolare è un modo produttivo per tirare le somme e fissare dei riferimenti;
non divagare, quando un partecipante divaga per rientrare nell'argomento valutare la domanda: "in che modo quello che stai dicendo può aiutarci a risolvere la problematica/prendere la decisione giusta?";
ascoltare, fare parlare gli altri, dare modo ai partecipanti di esprimere le proprie opinioni: chi sa ascoltare piace, mette a suo agio.

***

Le riunioni rappresentano occasioni di coinvolgimento dei propri collaboratori e di condivisione degli obiettivi di filiale, tuttavia l'ascolto deve essere continuo, l'esempio, la formazione, l'entusiasmo e la gentilezza devono rappresentare le leve con cui ogni giorno il titolare "tira dentro" i propri collaboratori anzichè spingerli...